Илада

Премия "Эксперт" за достижения в области экономики и финансов в номинации "ТЕХНОЛОГИЯ ГОДА"
8 800 500 9048

ИЛАДА Управление проектами и процессами

Деятельности любой компании присущи как процессы, т.е. основные функциональные обязанности подразделений (снабжение, производство, сбыт, бухучет и пр.), так и проекты (освоение нового оборудования или нового рынка, участие в тендере или в решении генерального директора). Для работы над проектом обычно создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. Чтобы работы над проектом были сделаны в срок и результаты соответствовали ожиданиям важно проанализировать уровень владения специалистов компании необходимыми знаниями, навыками, опытом работы, организовать рабочую группу таким образом, чтобы их занятость в проекте не отразилось негативно на функциональных процессах.Продуктивно распределить работу сотрудников компании, четко спланировать ее развитие поможет подсистема «ИЛАДА Управление проектами и процессами».

Что она позволяет:
  1. Выделять конкретные значимые для компании цели, достижимые в обозримый период времени.
  2. Анализировать дефицит и избыток трудовых ресурсов организации и четко планировать работу персонала, занятость всех структур и сотрудников для достижения поставленных целей.
  3. Эффективно формировать группы для работы над проектами и улучшениями с учетом их загруженности, оценить долю участия каждого сотрудника в проекте.
  4. Расставлять приоритеты среди работ, поставленных перед сотрудниками, обозначить конкретные сроки, видеть какая работа ведется или проведена на данный момент, анализировать трудоемкость проводимых работ.
  5. Координировать действия участников проектов и процессов.
  6. Перевести процесс взаимодействия в проекте на безбумажный документооборот.
  7. Осуществлять оперативный контроль над достижением целей, выявлять негативные тенденции и своевременно принимать управленческие решения по их устранению.
  8. Повысить ответственность руководителей и исполнителей в достижении конечных и промежуточных целей.
  9. Обеспечить электронное делопроизводство.

Комплекс задач позволяет руководителю проанализировать и эффективно распределить трудовые ресурсы.

  1. Администратор добавляет и изменяет проекты и процессы, участников проектов и процессов, определяет права доступа к проектам и процессам, заводит типовые работы (цели работ) для каждого процесса.
  2. Менеджер координирует работу по проекту и/или процессу, выдает задание по проекту, анализирует ход исполнения и закрывает результаты выполнения работ.
  3. Сотрудник выполняет поставленные ему задачи, выдавая замечания и отчеты по каждой из работ.
Все задачи системы работают в едином информационном пространстве, что обеспечивает использование единых данных, зарегистрированных в разных задачах.

Функциональные возможности

1. Удобная рабочая среда

Специально созданные именованные фильтры, возможность поиска записи по первым набранным символам, удобная группировка и сортировка данных — это те средства, которые позволят быстро найти требуемую информацию.

2. Оперативная отчетность

Система позволяет оперативно получить информацию, необходимую для анализа и управления проектами и процессам. Сюда входят различные статистические отчеты (статистика по сотрудникам, проектам и процессам), отчеты по плану и факту выполнения работ (годовой план, работы, планируемые на период, фактически выполненные за период работы), а также отчеты для выявления общих проблем (нерассмотренные, незапланированные, отвергнутые и прочие работы).

3. Механизм оповещений

Встроенный гибкий механизм рассылки оповещений, позволяет пользователю получать уведомления об изменении в системе. Сотрудник оперативно получает по SMS или электронной почте информацию о том, что на его имя сформирован запрос, который следует исполнить.

4. Механизм напоминаний

В системе предусмотрена возможность настройки напоминаний о том, какие работы необходимо выполнить на текущую дату. Также есть возможность установить период времени, в который система будет напоминать о запланированной работе.

5. Механизм управления потоками данных

Настройка маршрутов прохождения документов позволяет выстраивать последовательность прохождения документов в процессе его подготовки, согласовании и утверждении от одного участника к другим. Кроме этого, система позволяет видеть, у кого из сотрудников находится на рассмотрении тот или иной документ.

6. Механизм контроля исполнения

В системе фиксируется вся проведенная работа по проекту: кто, когда создал запрос на выполнение работы по проекту, кто, когда и что изменил по данному запросу (прикрепил либо изменил документацию по проекту, дал замечание, изменил трудоемкость выполняемых работ, выдал резолюцию по запросу и пр.) Таким образом, сохраняется вся история работ по каждой работе проекта.

7. Механизм обсуждения

Даже если исполнители проекта территориально удалены друг от друга, они могут согласовывать действия по проекту между собой и с менеджером проекта, записывать вопросы и примечания. Вся история взаимоотношений по проекту фиксируется в системе.

8. Универсальное хранилище проектной документации

Документация по проектам, отчеты по выполненным работам, планы и факты исполнения работ хранятся в базе данных системы и доступны для использования всех участников проектов. При этом прикрепляемые файлы могут быть в любом формате Word, Excel, а так же в графическом, цифровом формате и пр.

К тому же в системе есть возможность оперировать не только повседневными данными, но и накапливать базу знаний. Она реализована в виде встроенного справочника «вопросы-ответы» и позволяет хранить информацию по наиболее часто возникающим вопросам. Данная информация доступна всем пользователям и позволяет быстро разрешить возникающие сложности в каждодневной работе.

9. Механизм папок.

В системе реализована возможность создавать собственные папки, в которых будет храниться не вся информация по проектам, а лишь та часть, которая необходима пользователю на данный момент времени.