Системный анализ организации включает в себя обследование структуры, функций, документооборота, должностных требований, используемых программных и технических средств.
Целью данной работы является сбор информации об организации-заказчике, его отделении или филиале. При этом ставятся задачи изучения:
- структуры организации;
- функций подразделений и особенностей их работы;
- характера документооборота, отчетности и информационного взаимодействия отделов и служб;
- состава, должностных обязанностей и квалификации персонала организации;
- состава используемых программных и технических средств.
Проведение обследования предприятия
В ходе обследования выполняются следующие работы:
1. Проводится сбор данных для определения требований к АИС. Проводится опрос ответственных специалистов, формируется комплект материалов, содержащий функциональные схемы и копии инструктивных документов, отчетов и других материалов.
2. Изучается состав программных средств, используемых в организации заказчика, составляется полный перечень программного обеспечения, определяются те программы, которые будут заменены КИС «ИЛАДА», и те, с которыми будет вестись работа параллельно. При этом изучается структура и содержание баз данных, предназначенных для конвертации, рассматривается возможность формирования специальных промежуточных файлов с необходимыми форматами. В результате формируются и заполняются таблицы соответствия данных при конвертации.
3. Систематизируются данные по используемым отчетам: форма, периодичность выпуска, алгоритмы формирования показателей, исполнители, регламентирующие инструкции.
Информация для внедрения
Исследуется программное обеспечение, использование которого предусматривается совместно с внедряемой КИС, изучается вопрос их взаимодействия.
В этом случае возможны два варианта переноса данных из действующей АИС во внедряемую КИС:
- ручной вариант, который целесообразен при разовых операциях и небольшом объеме данных,
- автоматический.
Во втором случае необходимо изучить технологию и особенности работы этих программ, возможность формирования в них выходных файлов требуемого формата (как правило, это текстовые макетированные файлы, или файлы формата DBF).
Процедуры документооборота
Для процедур и технологических процессов, требующих доработки существующих в КИС функций, исполнитель выясняет:
- назначение процедур,
- круг их исполнителей,
- условия выполнения,
- регламентирующие инструкции,
- периодичность выполнения.
В результате проведенного обследования формируется техническое задание, содержащее описание этапов внедрения, а также, если необходимо, план доработки системы.
В процессе обследования проводятся консультации пользователей по программному обеспечению, по базам данных и по техническому обслуживанию.